Axis IMA
Caso de Inteligencia Empresarial aplicada. - Sistema de Control de ingresos por Proyecto.
Contexto
Empresa de ingeniería y medio ambiente con múltiples proyectos activos y flujo constante de ingresos. La operación requería mayor claridad en el seguimiento financiero por proyecto.
Problemática
No existía un sistema estructurado para el seguimiento de ingresos. La información estaba dispersa, el registro era manual y obtener visibilidad implicaba un alto esfuerzo operativo.
Invervención
Se definió y estandarizó un flujo de trabajo para la gestión de proyectos, iniciando con limpieza y estructuración de datos. A partir de esto, se diseñó un sistema de control en Excel semiautomatizado enfocado en el registro, seguimiento y análisis de ingresos por proyecto.
Solución Implementada
Fase 1
ESTRUCTURA BASE DE DATOS
Se realizó una limpieza y estandarización de datos para definir un flujo de trabajo claro en la gestión de proyectos.
A partir de esto, se diseñó una base de datos centralizada que integra la información clave de cada proyecto (montos, estatus, saldo pendiente, entre otros), junto con un sistema de registro de ingresos, permitiendo ordenar, clasificar y dar trazabilidad completa a la información operativa-financiera.
Fase 2
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y AUTOMATIZACIÓN
Se implementó un modelo de control por etapas de pago, integrando indicadores clave como porcentaje de avance, saldo pendiente y pagos restantes.
De forma complementaria, con la información generada, se desarrolló un estado de cuenta automatizado por proyecto, sustituyendo procesos manuales por documentos claros, profesionales y trazables.
Fase 3
ANÁLISIS Y VISUALIZACIÓN EJECUTIVA
Se diseñaron reportes analíticos que permiten visualizar el comportamiento de los ingresos en distintos niveles (semanal, mensual, anual y comparativo histórico), incorporando métricas acumuladas, distribuciones porcentuales, desgloses de ingresos por área, tipo (bancario/efectivo) y proyecto.
Para la interpretación de la información, se integraron dashboards y herramientas visuales en Excel y Tableau, facilitando el análisis, la identificación de tendencias y la toma de decisiones a nivel directivo.
Impacto
Se transformó un proceso manual y fragmentado en un sistema estructurado de seguimiento financiero.
La información pasó de ser difícil de obtener a estar disponible de forma clara, inmediata y accionable.
Se redujo significativamente el tiempo operativo necesario para generar reportes y se incrementó el control sobre el estado financiero de los proyectos.
"Su aportación a la sistematización de nuestra operación en el último año es invaluable para nosotros".
— Fundador
Habitación de inteligencia de negocio
Estado de Cuenta - Antes de la intervención
Estado de Cuenta - Después de la intervención
Creación de Reporte Anual - Implementación propia del sistema
Creación de Reporte Anual - Implementación propia del sistema
La información presentada ha sido alterada con fines ilustrativos para proteger la confidencialidad de los datos. Ninguno de los datos presentados es significativo.