Amerimed
Caso de Inteligencia Empresarial aplicada. - Sistema de gestión de compras.
Contexto
Amerimed se encontraba en una etapa inicial de operación, con la necesidad de estructurar sus procesos internos para soportar el crecimiento y la coordinación entre áreas.
Problemática
El proceso de compras requería una herramienta más estructurada que permitiera organizar la información y dar seguimiento claro a cada solicitud.
Invervención
Se estructuró el flujo de trabajo en el área de compras y se diseñó una herramienta de control para el seguimiento de solicitudes. Esto permitió automatizar indicadores operativos, financieros y de eficiencia.
Solución Implementada
Fase 1
ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL PROCESO.
Se estructuró el proceso de compras desde la requisición de áreas, la selección de proveedor y la formalización de órdenes de compra. Se desarrolló una base de datos organizada para el registro y control de las órdenes de compra, permitiendo dar trazabilidad completa al proceso.
Fase 2
FORMALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL
Se diseñaron formatos automatizados para la generación de órdenes de compra y órdenes de pago. Las órdenes de compra integran la información necesaria para su facturación y recepción en almacén, mientras que las órdenes de pago vinculan la información de la compra para su validación en cuentas por pagar.
Fase 3
ANÁLISIS E INTELIGENCIA OPERATIVA
A partir de la información generada, se desarrollaron reportes operativos, financieros y de eficiencia.
Se integraron indicadores como número de órdenes por área, montos totales y promedios, así como análisis por producto, proveedor y tiempos de proceso. Esto permitió obtener visibilidad sobre el comportamiento de compras y apoyar la toma de decisiones.
Impacto
Se transformó un proceso operativo sin estructura en un sistema de control claro y trazable para la gestión de compras. La información pasó de ser dispersa a estar organizada y disponible para su análisis en tiempo real. Se redujo significativamente el tiempo de gestión de solicitudes, la selección de proveedores y la generación de órdenes de compra. Se habilitó la generación de indicadores clave para el control del área y la toma de decisiones.
+50% en eficiencia operativa del proceso de compras
+20 automatizaciones implementadas en el flujo de trabajo
“La transición de un proceso manual a un sistema automatizado nos dio el control y la visibilidad que el crecimiento del hospital ya nos estaba exigiendo.”
— Dirección General
Habitación de inteligencia de negocio
Orden de Compra - Antes Sin automatizar
Orden de compra - Después de la intervención
Reporte Gasto y Eficiencia - Implementación propia del sistema
Reporte Operativo Dependencia de Proveedores- Implementación propia del sistema
Registro de Requisiones - Implementación propia del sistema
Registro de Ordenes de compra- Implementación propia del sistema
La información presentada ha sido alterada con fines ilustrativos para proteger la confidencialidad de los datos. Ninguno de los datos presentados es significativo.